Kuaför ve berber için online randevu sistemi nasıl kurulur?

Online randevu sistemi kurmak için önce hizmetlerinizi ve sürelerini çıkarır, çalışma saatlerinizi ve ustalarınızı bir takvime girer, sonra otomatik onay ile hatırlatma mesajını açarsınız. Müşteri linke tıklar, boş saati görür ve randevusunu kendi alır; siz defterle uğraşmazsınız, telefon da daha az çalar.

Cumartesi öğleden sonra, dükkan ağzına kadar dolu, makas elinizde. Bir yandan da telefon çalıyor: "Abi bugün yer var mı?" Defteri açıp bakacaksınız ama eliniz müşterinin saçında. İşte bu yazı tam o anı ortadan kaldıran sistemi anlatıyor. Defterin neden yorduğunu, online randevunun ne kazandırdığını ve sistemi adım adım nasıl kuracağınızı sade bir dille topladık.

Defterle randevunun sorunu

Kağıt defter yıllardır iş görüyor, doğru. Ama yoğunlukta çatlıyor. En sık karşılaşılan üç dert şu:

• Çift kayıt: İki müşteriyi aynı saate yazarsınız, ikisi de gelir, biri kapıda bekler. Hem siz mahcup olursunuz hem müşteri.
• Gelmeyen müşteri: Randevu alır, unutur, haber vermez. O saat boş geçer, sıradaki müşteriyi de alamamışsınızdır.
• Telefon trafiği: Makas elinizdeyken telefon çalar, işi bölersiniz. Açamadığınız aramalar ise başka berbere gider.

Bir de defteri yanlış okumak, silinen satırlar, "ben saat üçe yazdırmıştım" tartışmaları var. Online sistem bunları kökten çözmese de büyük kısmını sessizce halleder.

Online randevu ne kazandırır?

İki şey kazandırır aslında: vakit ve dolu takvim. Müşteri gece yarısı bile boş saatleri görüp randevusunu kendi alır, siz uyurken takviminiz dolar. Dükkan kapalıyken kaçan o müşteriyi kazanmış olursunuz.

Telefon trafiği belirgin biçimde düşer, çünkü "yer var mı" sorularının çoğu artık linke tıklayıp cevaplanır. Çift kayıt biter; dolan saat otomatik kapanır, kimse aynı saate ikinci kez yazılamaz. Üstelik kim, ne zaman, hangi hizmete geldi hepsi kayıtlı kalır; akşam dükkanı kapatırken yarınki günü tek bakışta görürsünüz. Yoğun bir mahalle berberi için bu, cumartesi sabahı zihninin daha rahat olması demek.

Adım adım nasıl kurulur?

Sistem ilk bakışta teknik görünür ama kurulum aslında birkaç bilgi girmekten ibaret. Sırayla:

1. Hizmet menüsünü ve süreleri çıkarın: Saç kesimi, sakal tıraşı, boya, fön, çocuk kesimi gibi verdiğiniz her hizmeti yazın ve kaç dakika sürdüğünü belirtin. Süre olmazsa takvim doğru hesaplayamaz; boya 90 dakikaysa sistem o aralığı kapatmalı.
2. Çalışma saatlerini ve takvimi kurun: Açılış, kapanış, öğle molası ve kapalı günleri girin. Sistem boş saatleri otomatik gösterir, dolu olanları gizler. Bayram yoğunluğunda özel saat de tanımlayabilirsiniz.
3. Çalışanları ekleyin: Dükkanda iki üç usta varsa her birini ayrı takvimle tanımlayın. Müşteri "ben hep Murat ustaya gidiyorum" diyorsa onu seçip randevu alır, başkasının saatine düşmez.
4. Onay ve hatırlatma mesajını açın: Randevu alınır alınmaz müşteriye otomatik onay gitsin, randevudan birkaç saat önce de hatırlatma. Gelmeyen müşteriyi en çok azaltan adım budur.
5. WhatsApp ve Google bağlantısını kurun: Randevu butonunu sitenize, WhatsApp profilinize ve Google İşletme Profilinize bağlayın. Müşteri nereden bulursa bulsun tek tıkla aynı randevu ekranına gelir.

Gelmeyen müşteriyi azaltmak

Randevu alıp gelmeyen müşteri her berberin başının belasıdır. Online sistem bunu sihirle bitirmez ama somut biçimde azaltır. Asıl işi hatırlatma mesajı yapar; randevudan önce giden kısa bir "yarın saat 15:00'te bekliyoruz" çoğu zaman unutmayı önler. Gelemeyecekse de iptal linkine basar, o saat boşalır ve başka müşteriye açılır.

İptal ve erteleme müşterinin kendi elinde olunca, sizi arayıp "abi gelemeyeceğim" demenin utancı kalkar, insanlar haber vermeyi kolay bulur. Bazı dükkanlar yoğun günlerde küçük bir kapora da ister; bu da tamamen sizin tercihiniz. Yine de en büyük farkı sade bir hatırlatma yaratır.

Google İşletme ile birleştirmek

İnsanlar artık "yakınımdaki berber", "açık kuaför" diye Google'a soruyor. Google İşletme Profilinize bir randevu bağlantısı eklerseniz, sizi haritada bulan kişi aynı yerden randevusunu alır; sizi aramasına bile gerek kalmaz. Bulundu, beğendi, saat seçti, bitti.

Henüz Haritalar'da değilseniz önce orada görünmeniz gerekir. Profili açma ve düzenleme adımlarını Google İşletme nasıl açılır rehberimizde tek tek anlattık. Profil dolduktan sonra randevu linkini eklemek dakikalar sürer. Bir kuaför ve berber web sitesi ile randevu sistemini birlikte kurarsanız, müşteri sitede gezerken de tek tıkla saat seçebilir.

Özet

Sık sorulan sorular

Müşteri uygulama indirmek zorunda mı?
Hayır. İyi kurulmuş bir online randevu sistemi tarayıcı üzerinden çalışır; müşteri linke tıklar, boş saatleri görür ve randevusunu alır. Uygulama indirmesine, üyelik açmasına gerek yoktur.

WhatsApp'tan randevu olur mu?
Olur. Randevu linkini WhatsApp'tan paylaşabilir, müşteriye tek tıkla randevu sayfasını açtırabilirsiniz. Ayrıca randevu onayı ve hatırlatması da WhatsApp üzerinden gönderilebilir, çünkü insanlar WhatsApp mesajını sık açar.

Gece de randevu alınır mı?
Evet. Online sistemin en büyük faydası budur: dükkan kapalıyken, gece yarısı bile müşteri boş saati görüp randevusunu kendi alır. Telefonun açık olmasını beklemez, siz de uyurken takviminiz dolar.

Kurulumu zor mu?
Hayır. Hizmet listesi, süreler ve çalışma saatleri bir kez girilince sistem hazır olur. Kepenk olarak bu kurulumu sizin yerinize yapıyoruz; siz sadece günlük randevuları görüyorsunuz.

Bütün bu adımlarla tek tek uğraşmak istemiyorsanız, online randevu sisteminizi sizin yerinize baştan sona kurabiliriz. Hizmet menüsü, takvim, hatırlatma ve WhatsApp bağlantısı, hepsini siteniz ve Google profilinizle birlikte hazırlarız. Detayları hizmetler sayfamızda görebilir, dilerseniz iletişim sayfasından doğrudan yazabilirsiniz.